En ocasiones durante nuestro día a día en la oficina, sentimos que las acciones que realizamos no nos llevan a cumplir nuestras metas laborales, haciéndonos tener la percepción de que desperdiciamos nuestro tiempo en tareas poco relevantes o en distracciones, también puede ocurrir que nos sentimos como en un cuello de botella, todo el tiempo estamos muy ocupados, sin embargo, estar ocupado no es sinónimo de trabajar a un buen ritmo y ser productivo.
¿Te consideras una persona productiva? Mucho se habla de este tema, en términos empresariales la palabra “productividad” se refiere a indicador de la eficiencia al trabajar, midiendo la relación entre la cantidad de productos o servicios obtenidos mediante un proceso productivo y los recursos empleados en estos durante un tiempo determinado. Sin embargo, también existe la productividad personal, que se refiere a cómo gestionamos nuestro tiempo, tareas y atención con el fin de alcanzar tus metas, que pueden ser tanto personales como de tu trabajo y por eso hoy Mucho Mejor Ecuador te dará algunos tips para que puedas manejar de mejor manera tu tiempo y tareas.
¿Cómo ser una persona productiva?
- Organízate
Primero limpia tu espacio de trabajo, los papeles antiguos envíalos al reciclaje y pon cada cosa en su lugar, así sabrás qué tienes y al mirar un espacio ordenado a tu manera te dará paz mental.
Segundo planifica tu día a día y deja tiempo para imprevistos, elige las tareas que realizarás durante tu jornada y enuméralas en una lista, asígnales un tiempo determinado, te recomendamos 1 hora y media para lo largo y difícil y media hora para lo simple y rápido, haz todo lo de la lista primero y si no terminas, comienza con las faltantes al día siguiente. Como tip te recomendamos anotar todo lo que debes hacer antes de salir de la oficina, así no olvidarás nada y le darás un descanso a tu mente.
Hacer una lista con tus tareas puede ayudarte a organizar tu trabajo permitiéndote ser más productivo durante tu jornada, cuando la realices ten en cuenta esto:
- Escribe exactamente lo que debes hacer.
- Piensa en los objetivos de esas acciones, te permitirá visualizar el siguiente paso
- Divide las tareas muy complejas en pasos fáciles, así evitaras la procrastinación
- Clasifica según la prioridad, aunque todo parece urgente no todo lo es, según Stephen Covey en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva habla de los cuadrantes: Importante/Urgente, Importante/ No Urgente, No Importante/Urgente y No Importante/No Urgente.
Ponte metas alcanzables a corto y largo plazo acorde a tus objetivos en el trabajo, estas te mantendrán motivado, pero recuerda: siembra perseverancia para cuando no haya motivación, además ponte recompensas ya sea algo para ti, como un helado al terminar esa tarea tan tediosa o una cena cuando hayas logrado esa tan esperada venta o una recompensa con tus compañeros de trabajo, cuando se acaba la campaña en la que hemos trabajado por medio año, eso te ayudará a saborear el éxito.
Mejora diariamente, sé parte de los que practican la cultura de mejora continua, luego de cada error, reúnete con tu equipo o tu jefe y conversen sobre lo que salió bien y mal, piensen en tácticas que se puedan realizar la próxima vez para no cometer los mismos errores, recuerda no hay peor ciego que el que no quiere ver.
- Concéntrate
Parece fácil, pero a todos nos ha pasado que nos distraemos con una notificación de redes sociales, los continuos emails o pláticas con los compañeros y sin darnos cuenta hemos perdido una o dos horas de nuestra jornada, deja las actividades de distracción para cuando termines una actividad y la realices antes de continuar con la siguiente.
Timothy Ferrys, autor de La Semana Laboral De 4 Horas, nos da algunos excelentes consejos:
- Céntrate en una cosa a la vez.
- No mires los emails a primera hora o al final del día, ¿Por qué?, la primera opción afecta a tus prioridades y planes para el día y la segunda te provocará insomnio, el correo puede esperar a las 10h00 después de haber solucionado al menos una tarea importante, lo recomendable es revisarlo máximo 3 veces al día, lo mejor es 2.
- No pospongas decisiones sólo para evitar conversaciones incómodas, estás a punto de cerrar una venta, pero tu posible comprador te invita a cenar para “renegociar” decide si vas a darle el descuento o no y cena con él, es mejor encarar las cosas antes que seguir perdiendo el tiempo sin definir nada.
- Aprende a tomar decisiones acordes a parámetros previamente establecidos, las decisiones rápidas te permitirán concentrarte en lo que realmente importa, así que establece tiempos, “buscaré opciones de vuelos por 20 minutos y luego decidiré”, limita tus opciones “consideraré 3 opciones y ya” límites económicos “no voy a gastar más de $ 25.000 en mi auto nuevo”.
- No te esfuerces por cambiar la rutina, sino por mejorarla, el uniforme te quita el peso de pensar que usar día a día, si almuerzas en el mismo lugar durante toda la semana aprovecharás mejor el tiempo de tu descanso, tómate el café en la oficina si eso te hace llegar a tiempo, prepara tu bolso del gimnasio antes de dormir.
- No te arrepientas de las decisiones de tu pasado, condiciónate con el “experimento de los 21 días sin quejarse”, es fácil para comenzar ponte un brazalete, cada vez que te encuentres quejándote cámbialo de mano y comienza desde el día 0, esto te permitirá incrementar tu conciencia y prevenir deliberaciones en pasado y las emociones negativas que no sirven de nada, más que reducir tu atención en el presente.
- No evites tomar decisiones, el problema no es decidir, es el tiempo que te tomas haciéndolo ya que te consume la atención en otras cosas, piensa con cabeza fría, el tiempo total de la deliberación es lo que determina el equilibrio o déficit en tu atención.
- Limita al mínimo la comunicación con clientes que dan pocos beneficios y sean muy exigentes, haz un análisis de 80/20 de ellos en base a dos aspectos: ¿Qué 20% genera el 80% o más de mis beneficios? y ¿Qué 20% consume el 80% o más de mi tiempo? pon reglas de cómo manejar la relación y ponlo en piloto automático.
- Cuida de ti
Tu eres lo más importante en todo momento así que recuérdalo y haz actividades acordes a este pensamiento.
- levántate temprano y evita correr para salir a tiempo de casa.
- come saludable y haz actividad física mínimo 4 días a la semana.
- Haz descansos entre tus actividades laborales.
- Si sientes que debes cambiar algo en tu actitud, si sientes que has perdido el rumbo o simplemente quieres desahogarte, ve al psicólogo, es por tu salud mental, no porque estás loco.
- Reúnete con tus amigos del trabajo en el after office para estrechar lazos y desahogarse de la semana.
- Vete de fiesta o cena con tu pareja y no hables del trabajo
Por último, recuerda que la productividad no consiste sólo en hacer más cosas, sino también en hacer las cosas correctas. Analizar el porqué de cada tarea te ayudará a saber si realmente lo que estás haciendo te está acercando a tus objetivos. Probablemente hayan muchas cosas o tareas que no necesites hacer, o compromisos a los que puedas decir que no. ¡Haz la prueba!