En nuestro blog anterior proporcionamos como base el análisis del contexto, el cual permitirá a las organizaciones prepararse en el presente para poder enfrentar el futuro.
En esta ocasión hablaremos de la continuidad del negocio enfocado en la norma ISO 22301 Gestión de continuidad del negocio. Es necesario comprender que una norma es una buena práctica mundial, que está elaborada por un grupo de expertos de todo el mundo, que dentro de un Comité Técnico trabajan para establecer la mejor manera de realizar un producto, proceso o servicio y debe también ser aprobada dentro de ese comité por consenso. En el caso de esta norma el objetivo será el establecer las mejores prácticas para garantizar la continuidad del negocio.
La continuidad del negocio es la capacidad que tiene una organización para garantizar la entrega correcta de sus productos o servicios, a una capacidad predefinida, dentro de tiempos establecidos durante una interrupción. Para lograr este objetivo, se vuelve imprescindible contar con un plan de continuidad, aún mejor si se encuentra documentado, pues las ideas que se quedan en el aire se pueden perder, no ejecutar y no dar el seguimiento necesario.
La norma ISO 22301 permite saber cómo responder ante un evento, con el fin de reanudar, recuperar y restaurar los objetivos planteados por la organización. Es importante partir del análisis del contexto para elaborar un plan que asegure la continuidad del negocio.
Es prioritario entender en qué ámbito se opera, cuál es la esencia de las actividades; analizar los contextos en los cuales la organización se desempeña, factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos y ambientales; para después analizar el entorno más cercano, competencias, proveedores, clientes, posibles productos nuevos o sustitutos, que cubran las necesidades de la organización y por último, se deberán examinar los procesos.
En función de este análisis, será posible tener claro cuál es el impacto global para el negocio; definir las acciones que se deben desarrollar, las cuales estarán enfocadas al plan para garantizar la continuidad del negocio.
Es necesario hacer uso de la metodología del ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), pues se debe planificar como se logrará garantizar la continuidad; elaborar el primer documento del plan de negocio; verificar si el plan de continuidad contempla todos los elementos y riesgos planteados, actuar para corregirlo y mejorarlo. Lo ideal es lograr completar este ciclo lo antes posible, previo de que la práctica obligue a las organizaciones a elaborar el plan en medio de una crisis.
No existe un solo camino, no es igual un plan de continuidad para una empresa grande que para una pequeña empresa, sin embargo, tiene que estar fundamentado en un contexto eficaz y revisado continuamente. Es transcendental repasar la importancia y trascendencia de cada una de las acciones de la empresa, cómo se puede trasformar esa actividad en esencial y considerar qué es lo que en algún momento o a futuro podría impedir que la organización siga operando.
Otro tema a considerar, aunque difícil de tratar, es definir cuáles son las personas de las cuales no se puede prescindir, se debe analizar cuáles son las personas claves y que influyen en el éxito del negocio, también es importante revisar las personas claves en el entorno de proveedores y clientes, cuál es el tipo de relación que se mantiene con ellos, necesidades y requisitos que tienen.
El marco legal a nivel país aplicable al negocio también deberá ser analizado, tanto local como a nivel internacional si tenemos clientes en otros mercados, así como entender el impacto que podría tener en nuestra cadena de suministro.
El plan de continuidad deberá contener todas las actividades fundamentales que implicarán que la organización prevalezca, considerando los elementos previamente indicados. Deben estar identificados claramente los diferentes tipos de impactos, valorar cada uno de los mismos; criterios relevantes dentro del contexto analizado pues podrían existir situaciones que compitan por disponer de recursos.
Otro elemento importante es el marco de tiempo, un plan cuenta con actividades, responsables y plazos. Si se presenta alguna equivocación con respecto al tiempo posiblemente existan actividades fundamentales que no se puedan reanudar, lo cual pondría en riesgo y sería crítico para la organización. Se debe tener definido un periodo de interrupción tolerable para cada una de las actividades. El marco de tiempo tendrá que ser priorizado, más aún si posiblemente se tendrá que trabajar en periodos cíclicos de producción, para lo cual se deberá establecer tiempos, esto permitirá priorizar actividades.
Una vez elaborado el plan de continuidad del negocio, el siguiente paso, dentro del mismo, es el anteponer las estrategias y soluciones. La priorización debe ser hecha considerando el objetivo de disminuir la probabilidad y acortar el periodo de interrupción, y en el caso de presentarse un siniestro, cuál sería la capacidad para disminuir el impacto de interrupción de los productos o servicios de la organización. Una vez gestionados los recursos, se torna fundamental el manejo correcto de información, la misma debe estar relacionada a lo que está pasando con el personal, con los datos de la empresa, con producción e información financiera. El manejo del flujo de información sobre el estado de estos factores debe ser muy rápida y constante, así también las acciones inmediatas que se tomarán sobre estos factores.
Tener un plan de contingencia para implementación de soluciones planteadas va de la mano con el plan de continuidad, pues permite saber qué hacer en el caso de que algo falle. El plan de contingencia debe ser flexible pero a su vez lo suficientemente dinámico. Debe tener claramente definidos los roles y responsabilidades entre los equipos, así como interrelaciones entre ellos, quién es el que debe comunicar y a qué niveles. Qué comunicar, cuándo comunicar, dónde comunicar y a quién comunicar, son aspectos que debe estar bien establecidos.
Muchos errores en una etapa de riesgo suceden por que no se establece hasta que nivel de detalle se puede comunicar la información. Cuando se define el equipo es importante que se identifique un respaldo para cada persona, con responsabilidades, autoridad y competencias para desempeñar las funciones asignadas. Dentro del plan de contingencia todo debe estar bien estructurado y documentado.
Un plan de continuidad enfocado debe contener un nivel de detalle que permita saber qué debo hacer, por qué hacerlo, cómo hacerlo, cuándo hacerlo, en dónde hacerlo y quién debe hacerlo. Es importante que se tome en cuenta el bienestar de las personas, prevención de nuevas pérdidas, considerar el impacto que generarán las soluciones al medio ambiente. Las empresas que demuestren frente a la crisis que están teniendo un mejor uso de recursos, logrará una ventaja competitiva para su organización.
De cada plan de continuidad del negocio, se deben generar planes de contingencia específicos para cada una de las áreas. La organización debe realizar ejercicios y pruebas para corroborar que los planes sean consistentes con los objetivos organizacionales, verificar que los escenarios estén bien planteados, lo cual permitirá tomar acciones y plantear soluciones de la mejor manera posible.
La evaluación a través ciclo PHVA se vuelve esencial, evaluar cada una de las etapas, efectividad de las acciones, equipos, documentación, evaluación de las medidas y en el caso del COVID 19, protocolos de bioseguridad. Estas evaluaciones deben validarse lo más rápido posible.
Una ventaja de norma ISO: 22301 continuidad del negocio, es ser una norma que se sube a los esquemas de las otras normas de alto nivel, por lo tanto, si la organización ya cuenta con una norma de la familia de normas ISO 9001 será más fácil adecuar y enfocar a la empresa a la norma 22301.
Cada aspecto del plan de continuidad debe tener al menos un plan de contingencia. Un plan de contingencia debe basarse en el sentido común y por lo tanto resultará eficaz. El mejor momento para elaborar el plan de continuidad del negocio es hacerlo antes de que algo imprevisto pase, sabiendo que hay un riesgo inminente. Sin embargo, si ya se presentó la crisis es fundamental empezar a hacerlo. Más tarde o más temprano los incidentes disruptivos ocurren.
César Díaz Guevara
Presidente Corporación 3D
