En nuestro blog anterior proporcionamos como base el
análisis del contexto, el cual permitirá a las organizaciones prepararse en el
presente para poder enfrentar el futuro.
En esta ocasión hablaremos de la continuidad del negocio
enfocado en la norma ISO 22301 Gestión de continuidad del negocio. Es necesario
comprender que una norma es una buena práctica mundial, que está elaborada por un
grupo de expertos de todo el mundo, que dentro de un Comité Técnico trabajan
para establecer la mejor manera de realizar un producto, proceso o servicio y
debe también ser aprobada dentro de ese comité por consenso. En el caso de esta norma el objetivo será el
establecer las mejores prácticas para garantizar la continuidad del negocio.
La continuidad del negocio es la capacidad que tiene una
organización para garantizar la entrega correcta de sus productos o servicios,
a una capacidad predefinida, dentro de tiempos establecidos durante una
interrupción. Para lograr este objetivo, se vuelve imprescindible contar con un
plan de continuidad, aún mejor si se encuentra documentado, pues las ideas que
se quedan en el aire se pueden perder, no ejecutar y no dar el seguimiento
necesario.
La norma ISO 22301 permite saber cómo responder ante un
evento, con el fin de reanudar, recuperar y restaurar los objetivos planteados
por la organización. Es importante partir del análisis del contexto para
elaborar un plan que asegure la continuidad del negocio.
Es prioritario entender en qué ámbito se opera, cuál es
la esencia de las actividades; analizar los contextos en los cuales la
organización se desempeña, factores políticos, económicos, sociales,
tecnológicos y ambientales; para después analizar el entorno más cercano, competencias,
proveedores, clientes, posibles productos nuevos o sustitutos, que cubran las
necesidades de la organización y por último, se deberán examinar los procesos.
En función de este análisis, será posible tener claro
cuál es el impacto global para el negocio; definir las acciones que se deben
desarrollar, las cuales estarán enfocadas al plan para garantizar la
continuidad del negocio.
Es necesario hacer uso de la metodología del ciclo PHVA
(Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), pues se debe planificar como se
logrará garantizar la continuidad; elaborar el primer documento del plan de
negocio; verificar si el plan de continuidad contempla todos los elementos y
riesgos planteados, actuar para corregirlo y mejorarlo. Lo ideal es lograr completar este ciclo lo antes posible, previo
de que la práctica obligue a las organizaciones a elaborar el plan en medio de
una crisis.
No existe un solo camino, no es igual un plan de
continuidad para una empresa grande que para una pequeña empresa, sin embargo,
tiene que estar fundamentado en un contexto eficaz y revisado continuamente. Es
transcendental repasar la importancia y trascendencia de cada una de las
acciones de la empresa, cómo se puede trasformar esa actividad en esencial y
considerar qué es lo que en algún momento o a futuro podría impedir que la
organización siga operando.
Otro tema a considerar, aunque difícil de tratar, es
definir cuáles son las personas de las cuales no se puede prescindir, se debe
analizar cuáles son las personas claves y que influyen en el éxito del negocio,
también es importante revisar las personas claves en el entorno de proveedores
y clientes, cuál es el tipo de relación que se mantiene con ellos, necesidades
y requisitos que tienen.
El marco legal a nivel país aplicable al negocio también
deberá ser analizado, tanto local como a nivel internacional si tenemos
clientes en otros mercados, así como entender el impacto que podría tener en
nuestra cadena de suministro.
El plan de continuidad deberá contener todas las
actividades fundamentales que implicarán que la organización prevalezca,
considerando los elementos previamente indicados. Deben estar identificados
claramente los diferentes tipos de impactos, valorar cada uno de los mismos;
criterios relevantes dentro del contexto analizado pues podrían existir
situaciones que compitan por disponer de recursos.
Otro elemento importante es el marco de tiempo, un plan
cuenta con actividades, responsables y plazos. Si se presenta alguna
equivocación con respecto al tiempo posiblemente existan actividades
fundamentales que no se puedan reanudar, lo cual pondría en riesgo y sería
crítico para la organización. Se debe tener definido un periodo de interrupción
tolerable para cada una de las actividades. El marco de tiempo tendrá que ser priorizado,
más aún si posiblemente se tendrá que trabajar en periodos cíclicos de
producción, para lo cual se deberá establecer tiempos, esto permitirá priorizar
actividades.
Una vez elaborado el plan de continuidad del negocio, el
siguiente paso, dentro del mismo, es el anteponer las estrategias y soluciones.
La priorización debe ser hecha considerando el objetivo de disminuir la
probabilidad y acortar el periodo de interrupción, y en el caso de presentarse
un siniestro, cuál sería la capacidad para disminuir el impacto de interrupción
de los productos o servicios de la organización. Una vez gestionados los
recursos, se torna fundamental el manejo correcto de información, la misma debe
estar relacionada a lo que está pasando con el personal, con los datos de la
empresa, con producción e información
financiera. El manejo del flujo de información sobre el estado de estos
factores debe ser muy rápida y constante, así también las acciones inmediatas
que se tomarán sobre estos factores.
Tener un plan de contingencia para implementación de
soluciones planteadas va de la mano con el plan de continuidad, pues permite
saber qué hacer en el caso de que algo falle. El plan de contingencia debe ser
flexible pero a su vez lo suficientemente dinámico. Debe tener claramente
definidos los roles y responsabilidades entre los equipos, así como
interrelaciones entre ellos, quién es el que debe comunicar y a qué niveles. Qué
comunicar, cuándo comunicar, dónde comunicar y a quién comunicar, son aspectos
que debe estar bien establecidos.
Muchos errores en una etapa de riesgo suceden por que no
se establece hasta que nivel de detalle se puede comunicar la información.
Cuando se define el equipo es importante que se identifique un respaldo para
cada persona, con responsabilidades, autoridad y competencias para desempeñar
las funciones asignadas. Dentro del plan de contingencia todo debe estar bien
estructurado y documentado.
Un plan de continuidad enfocado debe contener un nivel de
detalle que permita saber qué debo hacer, por qué hacerlo, cómo hacerlo, cuándo
hacerlo, en dónde hacerlo y quién debe hacerlo. Es importante que se tome en
cuenta el bienestar de las personas, prevención de nuevas pérdidas, considerar
el impacto que generarán las soluciones al medio ambiente. Las empresas que
demuestren frente a la crisis que están teniendo un mejor uso de recursos,
logrará una ventaja competitiva para su organización.
De cada plan de continuidad del negocio, se deben generar
planes de contingencia específicos para cada una de las áreas. La organización
debe realizar ejercicios y pruebas para corroborar que los planes sean
consistentes con los objetivos organizacionales, verificar que los escenarios
estén bien planteados, lo cual permitirá tomar acciones y plantear soluciones
de la mejor manera posible.
La evaluación a través ciclo PHVA se vuelve esencial,
evaluar cada una de las etapas, efectividad de las acciones, equipos, documentación,
evaluación de las medidas y en el caso del COVID 19, protocolos de
bioseguridad. Estas evaluaciones deben validarse lo más rápido posible.
Una ventaja de norma ISO: 22301 continuidad del negocio, es
ser una norma que se sube a los esquemas de las otras normas de alto nivel, por
lo tanto, si la organización ya cuenta con una norma de la familia de normas
ISO 9001 será más fácil adecuar y enfocar a la empresa a la norma 22301.
Cada aspecto del plan de continuidad debe tener al menos un
plan de contingencia. Un plan de contingencia debe basarse en el sentido común
y por lo tanto resultará eficaz. El mejor momento para elaborar el plan de
continuidad del negocio es hacerlo antes de que algo imprevisto pase, sabiendo
que hay un riesgo inminente. Sin embargo, si ya se presentó la crisis es
fundamental empezar a hacerlo. Más tarde o más temprano los incidentes
disruptivos ocurren.
César Díaz Guevara
Presidente Corporación 3D
